勤怠管理システムGOZICのメリット・デメリット

皆さんこんにちは。
前回までの記事で、勤怠管理システム「GOZIC」の運用フローについて、一通り説明を行いました。
GOZICの機能は他にもあるのですが、今回は機能説明は一休みして、GOZICを導入することにより得られるメリットと、その反対のデメリットを、一旦まとめてみたいと思います。
まずはデメリットから。

デメリット(1)初期コストがかかる

当然ですが、GOZICを導入するにあたっては、本体の購入費用がかかります。
また、新しいシステムを導入する以上、従業員の方々への説明や、様々な準備が必要になります。

デメリット(2)最低限のシステムの予備知識は必要

GOZICの導入に、それほど深い技術知識は必要ありませんが、最低限のパソコン操作や、ITに関する知識は必要になります。（本体を社内のLANにつなぐことが出来る、パソコンからキーボードで従業員の名前や勤怠情報を入力できる、というレベルです）
こうした人材がいない場合は、教育を行うなど習熟に時間やコストを要するため、紙媒体での勤怠管理から移行する場合は、これらもデメリットになり得ます。

次に、得られるメリットについて。

メリット(1)ランニングコストがかからない

ローカル運用プランを選択した場合、月額の利用料は無料です。これは世にある大多数の勤怠管理サービスが管理人数に応じた月額利用料を徴収するタイプであることを考えると、コスト面で大きなメリットです。
また、アナログなタイムレコーダー＋紙のタイムカードでの運用と比較しても、GOZICではFeliCa/NFC対応のICカードやスマホなど、従業員の方々の持ち物をタイムカードとして登録し、利用するため、タイムカードを買い続けるコストが削減できます。

メリット(2)ペーパーレスで管理コスト軽減

これまで使用していた紙のタイムカードは不要になります。また、打刻にはFeliCa/NFC対応のICカードやスマホを使用し、保存はExcel形式で行うため、印刷、管理コストを削減できます。もちろん、タイムカードに印字された時刻を管理書類に書き写す、といった手間も発生しません。

メリット(3)打刻→承認→月締めをルーチン化できる

GOZICでは、打刻されたデータが全て承認されていないと月締めが行えません。よって、従業員の方々が打刻する→それを上長が承認する→全ての承認が終わったら月締めして勤怠管理の情報を確定する、という流れを、自然にルーチン化できます。

メリット(4)自動承認

GOZICでは、「9時-5時の労働時間の従業員が9時前に来て5時過ぎに帰った」というような、労働規約に則った打刻は、自動的に承認されます。これにより、上長の方が承認する労力を軽減できるため、最低限の労力で承認のフローを実現できます。

メリット(5)承認と特記事項の制約で勤怠管理を厳格化

出張や直行、直帰などで打刻が出来なかった場合、GOZICでは勤怠情報を手入力できますが、手入力時には「特記事項」として、手入力を行った理由を必ず選択する必要があります。同様に、労働規約で出社日となっている日付に打刻がなかった場合や、休日となっている日付に打刻がある場合も、特記事項の入力がなければ承認できません。
これらの制約により、「理由は分からないが休日に働いたことになっている」「働いているべき日に休んでいる」「打刻していないが働いたことになっている」といった曖昧な状態を排除し、より厳密に、従業員の方々の勤怠を管理できるようになります。

メリット(6)押し間違い・なりすまし打刻の制限

GOZICでは、ICカード乗車券や電子マネーカード、およびFeliCa/NFC対応のスマホなど、従業員の方々の持ち物をタイムカードとして利用するため、誤って別人のタイムカードを押してしまったり、働いていない人の打刻を行ったり、といった行為を制限できます。

メリット(7)従業員の動向が把握しやすくなる

GOZICのトップページには、現在の従業員の方々の状態（出社、退社、外出など）が一覧で表示されます。さらに、各従業員ごとにメモが残せるようになっているため、所用で午後出社になる、体調不良で早退する、客先に出向いた後直帰する、といった情報を一目で確認できます。
これらの情報は役職者や経営者の方が自社の状態を把握するのに役立つほか、電話対応の際に取次をスムーズに行う、といった社内業務の円滑化にも寄与します。

メリット(8)従業員の方々にとって馴染みやすい

最後のメリットとして（これは自分自身で使ってみた感想でもありますが）、GOZICは「アナログのタイムレコーダーと同じような大きさの機械」に、「紙のタイムカードの代わりに自分の持ち物をかざすだけ」なので、馴染みやすい、と感じます。
昨今、駅の自動改札では殆どの方がICカード（NFC）の乗車券を使用しています。こうしたICカードは、過去にあった磁気方式の定期券と比較して、技術的な実現方法は全く異なりますが、改札を通る人にとっての動作は殆ど変わらないため、世間にスムーズに受け入れられました。そうした馴染みやすさが、GOZICにはあると思います。

GOZICのメリット・デメリットの説明は以上となります。ご興味を持たれたお客様は、是非、下記ホームページよりお問い合わせ下さい！


FeliCa・NFCタグによる勤怠管理システム「GOZIC」